马来西亚公司秘书任职资格及合规要求官方说明

马来西亚公司的秘书任职资格由马来西亚公司委员会（SSM）2024年10月修订的《2016年公司法》修正案明确规定，是所有在马来西亚注册的商业实体必须满足的强制合规要求。

法规依据

根据马来西亚公司委员会（Suruhanjaya Syarikat Malaysia, SSM）2024年10月21日发布的《2016年公司法（修订）条例》，截至2026年4月，该政策为现行有效执行标准，所有在马注册公司需严格遵循。 本次修订调整了外籍人士担任公司秘书的准入门槛，同时细化了不同公司类型的任职要求差异，新增了资格年审的强制规定。

基本任职门槛

根据上述法规第234条规定，马来西亚公司秘书需同时满足以下基础条件：

1. 身份要求：通常为马来西亚公民或永久居民，持有SSM认可的长期居留准证且完成专业注册的外籍人士可豁免该要求。
2. 资质要求：为马来西亚特许秘书公会（MAICSA）、马来西亚会计师公会（MIA）、马来西亚律师公会的正式注册会员，或通过SSM统一组织的公司秘书资格考试。
3. 从业经验要求：拥有至少2年公司秘书相关从业经验，无破产记录，过去5年无涉及公司欺诈、虚假申报等刑事犯罪记录。
4. 未被SSM或其他专业监管机构取消过相关执业资格。

资格注册流程

实践中，符合基础条件的申请人需完成以下注册流程方可正式任职：

1. 申请人登录SSM官方电子服务平台提交资格核验申请，上传材料包括身份证明文件、专业资质证书、无犯罪记录证明、从业经验证明、马来西亚境内常住住址证明。
2. SSM在收到完整材料后的10-15个工作日内完成资质核验，符合条件的申请人可获得有效期6个月的临时注册许可。
3. 申请人需在临时许可有效期内完成SSM指定机构组织的40学时合规培训，考核通过后获得唯一正式注册编号，注册结果可在SSM官网公开查询。 2025-2026年该流程相关费用为：资格核验费200马币，合规培训费1200马币，正式注册费500马币，总费用约1900马币。该标准来自马来西亚SSM2025年1月发布的《2025-2026年行政服务收费目录》，以官方最新公布为准。

不同公司类型的任职要求差异

不同注册类型的马来西亚公司对秘书的任职要求存在差异，具体如下表：

任职后的合规义务

公司聘任符合资格的秘书后，需在14天内通过SSM电子系统提交Form 49（秘书任职通知书）完成备案。 2025年SSM更新的处罚标准显示，逾期提交备案的，每日罚款50马币，最高累计罚款不超过5000马币。 公司秘书需负责统筹公司年度股东大会筹备、年报提交、法定文件更新等合规事务，所有签字文件需标注其SSM注册编号。

常见认知误区

需特别注意的是，并非所有马来西亚公民都可担任公司秘书，无SSM认可的专业资质的公民任职属于不合规行为，公司会被SSM列入经营异常名录。 若公司仅设有1名董事，该董事不得同时兼任公司秘书；若公司设有2名及以上董事，其中1名董事符合秘书任职资格的可兼任该职务。 外籍人士仅持有普通工作准证不可担任公司秘书，需持有SSM认可的长期居留准证且完成专业注册方可申请任职资格。

资格维持要求

已完成注册的马来西亚公司秘书需每年完成SSM要求的20学时持续专业教育（CPD）课程，课程内容涵盖最新公司法修订、合规申报要求等。 公司秘书每3年需完成一次资格年审，2025-2026年年审费用为300马币/次，该标准来自马来西亚SSM2025年1月发布的《2025-2026年行政服务收费目录》，以官方最新公布为准。 连续2年未完成CPD要求或未按时完成年审的，SSM将撤销其注册资格，不得再担任任何马来西亚公司的秘书。

不合规后果

根据SSM2024年修订的条例，公司未聘任符合资格的秘书的，SSM将首先发出30天整改通知书，要求公司在期限内完成合规聘任。 逾期未完成整改的，公司董事个人将被处以最高10000马币的罚款，或最长12个月的监禁，或两者并罚，同时公司将被限制办理所有变更、年报等业务。