2026年香港公司条例对公司秘书的规定完整解读

根据香港公司注册处2024年12月修订、2025年1月1日正式生效的《公司条例》（第622章）规定，所有在香港注册成立的本地有限公司，必须委任至少一名符合资格的公司秘书，该要求属于强制合规义务，适用于所有运营状态的香港有限公司。

任职资格要求

根据香港公司注册处2025年发布的第3/2025号合规指引，公司秘书可由自然人或法人团体担任，需满足对应资格条件。 自然人担任公司秘书的，需同时符合两项要求：一是通常居于香港，二是满足以下任一资质要求：香港会计师公会正式会员、香港律师会/大律师公会正式会员、香港公司秘书公会正式会员、持有有效信托或公司服务提供者（TCSP）牌照。 法人团体担任公司秘书的，需为在香港设有注册办事处的TCSP持牌机构。 需特别注意的是，若公司仅设有1名自然人董事，该董事不得同时兼任公司秘书；若公司有2名及以上董事，其中符合资格的董事可兼任公司秘书。

法定职责范围

根据2026年现行有效《公司条例》（第622章）第158条规定，公司秘书属于公司高级人员，法定职责包括：

1. 筹备股东周年大会、特别股东大会、董事会会议，留存完整会议记录
2. 妥善保管公司法定登记册，包括成员登记册、董事登记册、押记登记册、重要控制人登记册等
3. 按时向香港公司注册处提交周年申报表、董事/股东/注册地址变更通知等法定文件
4. 及时向公司董事通报《公司条例》的合规义务更新，确保公司运营符合法定要求

委任与变更流程

公司秘书的委任及变更需按法定流程完成，具体操作如下：

1. 公司注册成立时，需在注册申请文件中一并提交首任公司秘书的身份证明、资格证明文件，由全体董事签字确认后提交至香港公司注册处
2. 运营过程中变更公司秘书的，需在变更生效后15日内，通过香港公司注册处“注册易”电子平台提交NAD2变更表格，附上新任秘书的资格证明文件
3. 注册处审核通过后，变更信息将同步更新至香港公司公开查册系统，无需另行领取纸质凭证。 2025-2026年公司秘书变更登记规费为140港元，数据来源为香港公司注册处2024年11月公布的2025-2026年度规费表，具体金额以官方最新公布为准。审核周期通常为1-3个工作日。

违规后果

根据《公司条例》（第622章）第161条规定，未按要求委任合资格公司秘书的，公司及每名责任人最高可处第三级罚款（10000港元），持续违规的每日加处700港元罚金。 若公司秘书未按时提交法定文件，将按逾期时长处以阶梯式罚款，截至2026年4月，香港公司注册处执行的罚则如下：

常见认知误区

实践中多数合规风险来源于认知偏差，常见误区包括： 一是“无运营空壳公司无需委任公司秘书”，该认知不符合法规要求，无论公司是否开展实际经营，只要是香港注册的有限公司，均需持续委任合资格公司秘书。 二是“公司秘书为挂名职务无需承担责任”，根据香港公司注册处2025年发布的《公司秘书责任指引》，公司秘书属于公司高级人员，若参与违规操作，需与董事承担连带合规责任。

香港公司条例中对公司秘书的规定是香港公司合规运营的核心基础条款，企业主及跨境从业者需严格对照资格要求、流程要求完成相关操作，避免产生不必要的合规成本。